PM Simple y Efectivo

Con este artículo pretendo ayudar y/o colaborar con la comunidad de Project Management para realizar mejor nuestro trabajo

En los últimos años, la profesión del Project Management ha estado ganando prestigio e importancia como rol fundamental en la ejecución de diferentes proyectos. Esta es una profesión que contiene mucho de ciencia y de arte. 

En el presente artículo trataré de exponer en forma sencilla ciertos TIPS para el éxito de ejecución de los proyectos de una manera práctica y efectiva

Sabemos que hoy en día existen diferentes certificaciones y estándar como la del PMI, IPMA, AGILE, PRINCE2, CMMI, etc. Yo cuento con la certificación del PMI y AGILE.

Podemos decir con las recomendaciones de buenas prácticas del PMI (del cual yo me considero un fiel seguidor de esta Institución) se ve arduo el proceso de planeación, indicadores  y documentación exhaustiva de proyectos, así como el excesivo control nos puede llevar a encrucijadas que terminamos en el descontrol del proyecto y perdiéndonos en el bosque de los procesos; o por otro lado produciendo procesos burocráticos que retrasan el proyecto y terminamos ejecutando una actividad y después actualizando el plan (Cosa muy común en Latino America). El resultado es que terminamos trabajando para el proceso en lugar que el proceso trabaje para nuestro proyecto.

Por otro lado tenemos la metodología AGILE que se desarrolla pensando en eliminar los procesos complejos y hacer la misma más liviana e inmediata, se basa en trabajar sprints ( actividad específica en ejecución); Backlog (Actividad Pendiente por ejecutar) en tiempo determinado y cerrándolas en periodos definidos y para seguimiento existe una reunión diaria para revisar avance, problemas y retrasos, de tal manera que el resto del equipo ayuda al que se está atrasando, todo esto sin documentación específica para que realmente sea ágil el proceso.

Esto suena bien (o como dicen los americanos, looks nice), PERO???, que pasa cuando hay tensión, hay riesgos de sobre costos, hay molestia de un stakeholder importante. En ese momento como estado de conservación del ser humano, el equipo empezará a buscar culpable, y será muy complejo identificar el problema o causa raíz por la falta de documentación (Imagino esto a muchos le suena familiar)

Con este articulo solo quiero ayudar a la comunidad del Project Management, que realmente podemos aprovechar lo mejor de ambos mundos basándonos en una regla que definí, llamándola 3X3 

Basado en mis más de 20 años de experiencia manejando proyectos de distinta complejidad en diferentes sectores tecnológicos y regiones de latino America, implementé con mis equipos de trabajo este método de 3X3 que ayudó mucho a procesar en forma liviana, eficiente y de control detallado el éxito de los proyectos que manejamos

La metodología 3X3 tiene por objetivo hacer fácil, lo complejo de los procesos expuestos y recomendados del PMI y usar la eficiencia de tiempo de AGILE. Le puse este nombre porque he tratado de explicar en cada fase de la gestión de proyectos usar siempre 3 pasos fundamentales para el éxito de los mismos en todo el ciclo de vida del proyecto

Pues después de esta breve introducción nos avocamos a lo que vamos: Que es 3X3 y como me ayudará en el control y éxito en la ejecución de mis proyectos

Entonces iniciaremos la explicación considerando las etapas de un proyecto que son El Inicio (I), La Planeación (P), La Ejecución (E), El Control o Monitoreo (M) y cierre (C) del Proyecto. (I, P, E, M y C)

Antes de detallar cada uno de estos procesos definidos por el PMI, vamos primero a comprender con qué cualidades debe contar un Project Manager exitoso. Pues basándonos en la teoría del 3X3, este debe tener 3 cualidades innatas FUNDAMENTALES, que son: (Liderazgo, Negociador y Trabajo en Equipo), sin estas habilidades, será muy difícil que un Project Manager pueda tener éxito en la ejecución de un Proyecto. Pues como le digo a mi equipo de trabajo, un Project Manager es responsable de todo y dueño de nada, es decir le toca manejar un equipo de trabajo donde los distintos integrantes tienen su propio jefe. El Project Manager debe ser capaz de que en el equipo hagan lo que él desea, como el desea y cuando él lo desea; por lo tanto sin estas 3 cualidades será muy difícil lograr esto. (Y realmente es difícil encontrar un Project Manager con estas cualidades innatas en el mercado laboral)

Ahora entrándonos a los cinco procesos en el ciclo de vida de un proyecto (I, P, E, M y C), tenemos que:

En el inicio debemos tener bien definido 3 ejes presentes: El alcance, el presupuesto y el tiempo de ejecución. A su vez esto debe tener consistencia con 3 recursos fundamentales del entorno del Project Manager, las cuales son: Personas (equipo de trabajo), Herramientas de plan y control y Procesos internos con que contamos para la ejecución del proyecto.

En el Alcance debes tener 3 aspectos fundamentales que son: que incluye el proyecto, que NO se incluye en el proyecto y acordado entre todos los stakeholders. En el análisis de tiempo tienes 3 variables para cada actividad o work package WP (Tiempo Optimista, Tiempo Pesimista, Tiempo Medio), que usando análisis de PERT o estimación de 3 puntos puedes estimar los tiempos de cada WP. En el análisis de costos cuentas con 3 variables (Costo del WP, reserva de riesgo del WP, reserva de riesgo del proyecto)

Para los costos, debemos trabajar y conocer los costos que se necesitarán en recursos humanos o profesionales, recursos tecnológicos y recursos materiales.

En la Planeación debemos tener en cuenta 3 ejes fundamentales en cada work package: que vamos hacer, como lo vamos hacer y quienes lo vamos hacer. Mi recomendación es desarrollar un WBS (Estructura detallada de Trabajo por sus siglas en Ingles) que nos permita identificar y planificar en una manera simple y eficiente el ciclo de vida del proyecto; con lo cual aconsejo crear un WBS y descomponerlo en 3 niveles. Si lo hacen más detallado puede convertirse en un caos el control, y si lo hacen menos detallado van a perder la visión del objetivo.

Dicho esto, se procede a gestionar el cronograma y los costos definiende así nuestra línea base.

En la Ejecución del proyecto recomiendo 3 ejes muy importantes que les permitirá ejecutar sus proyectos en tiempo y forma de acuerdo a su plan. Estos son: Documentar, gestionar recursos y Comunicar. Para cumplir con estos objetivos deben documentar todos los acuerdos (3 puntos: Responsable, tarea y fecha), la documentación puede ser formal o informal, hoy en día el uso de Whatsapp en grupo es una excelente herramienta para dejar evidencias de acuerdos entre los stakeholders. Para la comunicación se debe tener en cuenta 3 aspectos (Los Stakeholders, tipo de información a comunicar y la frecuencia de la misma)

En el Control del Proyecto se debe conocer y dominar solo 3 ejes fundamentales: Avance, Issues o Problemas y Riesgos. En Avance tenemos diferentes herramientas que nos ayudan al respecto y que deben existir en sus procesos o en caso de que no exista, pueden crearlas ustedes mismos y DEFINIRLAS como estándar (MUY IMPORTANTE el Control de Cambios en el Alcance, que como dije en el proceso de ejecución este debe documentarse, comunicarse y re-planificarse en el proyecto). Para controlar el avance cuentas con 3 variables básicas (Valor presente PV, Costo Actual AC y Valor Ganado EV)

Los issues o problemas deben considerar simplemente 3 aspectos: (Plan, Responsable y Fecha). Para los Riesgos debemos tener en cuenta 3 soluciones para enfrentarlos (Mitigarlos, Transferirlos o Eliminarlos). Como se darán cuenta no menciono el aceptar los riesgos porque esto no es una solución al propio riesgo.

En el Cierre del Proyecto, en la cual ya estamos en la parte final del ciclo debemos tener en cuenta 3 ejes importantes (Firma de acuerdo de cierre “hand Shake”, documentar las lecciones aprendidas, lluvia de ideas de que hacer y qué no hacer en proyectos futuros tipo “Brainstorming”)

DIAGRAMA DE 3X3 EN PROJECT MANAGEMENT

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Respuestas

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  1. Gracias por estas aportaciones la manera de visualizar en 3×3 en verdad ayuda.

    Saludos