Entendiendo Gestión de Proyectos

Metodología 3X3

En el presente artículo pretendo mostrar de una forma sencilla usando el método 3X3 creado por un servidor como entender el PMBoK y manejar proyectos de una manera sencilla y sin complicaciones de conceptos, interpretaciones y fórmulas difíciles de procesar.  

Veremos cómo entender toda la filosofía de Gestión de Proyectos de una manera muy sencilla

Trataré de que el articulo sea corto y explicar el método convencional del PMI y el método Ágil (ACP) usando el modelo 3X3 en ambos casos.

Si analizamos un poco filosóficamente los problemas ya sean en nuestra vida cotidiana como en los proyectos, estos podemos analizarlos y resolverlos de una manera fácil si los segmentamos los mismos en 3 partes, nos permitirá que sean más digeribles y fáciles de procesar. A continuación, les proporcionaré algunos ejemplos de por que dividir en 3 partes para resolver muchos temas en la vida:

  1. Somos el tercer planeta
  2. Sistema Solar: Galaxia (Vía Láctea), Cúmulo local y Super Cúmulo de Laniakea
  3. La Santísima trinidad
  4. Vivimos en 3 Dimensiones
  5. Los colores primarios son 3 (Rojo, Amarillo, Azul)
  6. Tenemos 3 estados de la materia dependiendo de la densidad (sólido, líquido y gaseoso)
  7. Tenemos: Pasado, Presente y Futuro
  8. La economía se compone de ingresos activos, ingresos pasivos, gastos.
  9. Las Finanzas se compone de inversión a corto plazo, largo plazo, ROI
  10. Una ecuación se compone de 3 componentes: variable, constantes y relación
  11. Responsabilidades de la vida: Tu mismo, tu familia, la sociedad
  12. Las partículas del átomo son 3: Protón, Neutrón, Electrón
  13. Las sub partículas dentro del núcleo (El Protón) son 3 Quarks
  14. 3 números de la geometría sagrada (π=3.1415…, ϕ=1.6180…, e=2.7182…)
  15. Estamos compuestos por materia, mente y conciencia
  16. Nuestro ciclo de vida es Nacer, Reproducirse y Morir
  17. Tres estados de sentimiento: Alegre, Triste, Molesto
  18. Resultado en una competencia: Ganar, Perder, Empatar
  19. Cuando solicitas la cocción de la carne, la pides: cocida, cruda o ¾
  20. El Semáforo con 3 opciones: verde, ámbar, rojo
  21. Política: Eres de Derecha, Centro o Izquierda
  22. El día se divide en 3 partes: 8h de trabajo, 8h de convivencia y 8h de descanso o dormir
  23. 360 grados en un circulo (cda parte 120 grados)
  24. El YING-YANG: Lo Bueno, Lo Malo, Lo aceptado por la sociedad
  25. Todo se resuelve descomponiendo los problemas en 3 etapas
  26. Los componentes de la vida (ADN, ARN, Proteinas).
  27. El ADN cuenta con 3 moléculas (Desoxirribosa, Fosfato, Base Nitrogenada)  

Todo en la vida podemos dividirlo en 3 partes. Nicola Testla, decía, si supieras la magnificencia de los números 3, 6 y 9 (3*1, 3*2 y 3*3), tendrías una llave al universo. (La vibración, la energía y la frecuencia)

Como personas debemos tener 3 cosas importantes, sanas y limpias:

  1. Cuerpo
  2. Mente
  3. Conciencia

Para estar mejor conmigo mismo, debemos cubrir 3 puntos:

  1. Mi bien ser
  2. Mi bien tener
  3. Mi bien haber

Hay 3 cosas que nos aniquilan nuestra vida

  1. Envidia
  2. Ambición
  3. Caos (Falta de objetivos y desorden)

Hay 6 mejores médicos en el mundo son 3 externos y 3 internos

Externos:

  1. La luz del Sol
  2. El descanso y la relajación contemplando los paisajes
  3. Los amigos

Internos:

  1. El Ejercicio
  2. La Dieta
  3. La Autoestima

Se tú mismo y crece:

  1. Si ves la Luna, veras la belleza de Dios
  2. Si vez el Sol, veras el poder de Dios
  3. Si vez un espejo, verás la mejor creación de Dios

Para crecer debes:

  1. Creer en ti
  2. Creer en tus habilidades y conocimientos
  3. Creer en tu producto

Para ofrecer un servicio o producto al mercado debes:

  1. Analizar el mercado, nicho, necesidades
  2. Analizar a la competencia: sus productos, su marketing su distribución
  3. Mi producto, valor agregado, valor diferencial, mi plan de marketing 

Así mismo si tienes personas tóxicas (jefes, clientes, proveedores), etc a tu alrededor. Cuentas con 3 opciones para resolver el caso:

  1. Agredir
  2. Aceptar y humillarte
  3. Negociar directo

Y así podría enumerar muchos mas puntos. Estimado lector, lo que pretendo es explicar la razón del porque llegué hasta acá con esta filosofía de entendimiento y manejo de proyectos usando este modelo del 3X3.

Primero que nada, para que un proyecto tenga éxito, el PM debe controlar 3 puntos básicos fundamentales que son:

Contar con un buen equipo de trabajo, apoyo de los responsables e interesados en el proyecto, buenas herramientas de operación, ejecución y administración de proyectos y procesos muy bien definidos y comprendidos por toda la organización en comunión con la PMO.
Por otro lado, el Project Manager debe tener o desarrollar fuertemente las siguientes virtudes:
Esta recomendación del PMI en que un Project manager debe ser un líder, que tenga conocimientos técnicos tanto del sector que lidera como de la Gestión de Proyectos y de conocimientos de Negocios lo explico en el siguiente gráfico:
En los conocimientos de negocios debe contar con tres pilares importantes que es tener una postura de ganar-ganar para todas las partes, ser empático, esto es importante para poder entender las necesidades profesionales y personales de cada interesado en el proyecto y por último, emociones. Si analizamos las negociaciones. Lo que vende todo el mundo son emociones, y eso es lo que el Project Manager debe conseguir de cada uno de los interesados en el proyecto.
En los conocimientos de liderazgo, el Project Manager debe generar respeto, inclusive admiración dentro del equipo y con el resto de los interesados. Debe tener visión para lograr cumplir las emociones de cada involucrado en el proyecto. Y por último y no menos importante, compromiso. Este compromiso el Project Manager debe saber transmitirlo al resto del equipo.
En los conocimientos técnicos, el Project Manager debe conocer perfectamente los procesos y métodos a usar en la gestión de proyectos y saber transmitir los mismos al equipo, adicional debe tener conocimientos técnicos del sistema o solución que se está implementando. No ser un experto, pero si fundamental conocer. Debe generar confianza en el equipo y nunca dejar que el proyecto se salga de control, transmitiendo confianza y control, el equipo estará confortable en el trabajo. Ser un verdadero Coach en el equipo de trabajo, donde sepa escuchar, visionar y dar soluciones en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
Ahora si entremos a las entrañas del PMBok, versión 6, este nos hace recomendaciones de mejores prácticas en 10 áreas de conocimiento explicadas detalladamente.
Pues en mi investigación para fácil entendimiento con el método 3X3, las agrupamos exactamente en 3 áreas o pilares como se muestra en el gráfico:
Como pueden ver, el área de Objetivo es por que estas 3 áreas tienen un objetivo para el proyecto en costo, en tiempo y en alcance, todos perfectamente medibles.
El área operativa cuenta con 3 áreas básicas para la gestión de proyecto que son el manejo de riesgos, la calidad y los proceso de compras.
El área que defino estratégica y es FUNDAMENTAL se basa en las comunicaciones, recursos humanos y stakeholders o involucrados en el proyecto. El buen manejo de esta área será clave para el éxito de un proyecto.
Luego tenemos el área de conocimiento de la integración que es la gobernabilidad de la Gestión de Proyectos y también la divido en 3 pilares como se muestra en el gráfico:
Pues la gobernabilidad nos dice como manejaremos los proyectos basados en los procesos, es decir como vamos a trabajar la gestión del proyecto, luego tenemos la documentación como formatos de minuta, control de cambios, registro de riesgos, nivel de reportes, etc. Por último los tableros de control y KPI para ver que información vamos a proporcionar a cada nivel, ya sea operativo, ejecutivo, alta dirección, etc.
Ahora bien, después de haber analizado las cualidades de un Project Manager, así como las recomendaciones del PMI. Hemos podido ver que todo lo podemos simplificar en 3 etapas, puntos o fases.
Como especifica el PMI, los 5 procesos de un proyecto son: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo / Control y Cierre.
En el Inicio, el Project Manager debe tener básicamente 3 puntos claros: Identificación de los Interesados o (Stakeholders), desarrollo del alcance (SoW: Scope of Work) o Business Case y el Project Charter.
En la etapa de Planificación debemos tener en cuenta 3 puntos fundamentales: el PMP (Project Management Plan), el WBS (Estructura detallada de trabajo o work breeakdown Structure) y la famosa línea base inicial.
En la Ejecución debemos tener en cuenta 3 parámetros importantes que son: Mantener una COMUNICACIÓN eficiente, gestionar al equipo, proveedores y sub contratistas y por último implementar la gestión de cambios.
En el Monitoreo y Control voy a tomar un poco más de tiempo en explicar. Debemos tener 3 parámetros de control fundamentales para que el proyecto sea exitoso y corregir fácilmente cualquier desviación. Estos son: controlar el avance, los problemas o (issues) y los riesgos.
Una forma de controlar el avance versus la línea base establecida es usando el modelo del valor ganado o (EV Earned Value por sus siglas en Ingles). Ya tocaré un blog respecto a este tema para explicarlo de una manera muy sencilla.
 Gráfico del EV en una estructura 3X3:
La Gestión de Riesgos deben tener 3 opciones (eliminarlos, mitigarlos o transferirlos). Está la opción de aceptar, pero esa no debe ser una opción
La Gestión de Issues y riesgos en el monitoreo se debe hacer con 3 variables: Tener un plan de respuesta, asignar un responsable y colocar fecha.
En el proceso de Cierre, se deben tener en cuenta 3 parámetros básicos que seguir: Los documentos de cierre perfectamente aceptados y aprobados por todos los interesados. Las lecciones aprendidas documentadas y finalmente las premiaciones y felicitaciones públicas al equipo de proyecto.

METODO ÁGIL ACP CON 3X3
Ahora veremos la metodología ÁGIL en el caso del PMI la recomendación ACP. En el siguiente gráfico se explica la misma basándonos en la metodología 3X3 para su fácil entendimiento
La metodología ágil se basa en 4 principios y 12 manifiestos que en resumen indica el trabajo en confianza, en equipos pequeños, reuniones diarias, empoderamiento al equipo, un facilitador más que un Director de Proyecto.
El equipo de Proyectos de la recomendación Ágil son 3:
El Scrum Master que es el facilitador y coach del proyecto, el producto owner que es el que establece todos los requerimientos del producto, servicio y entregable del proyecto y finalmente el equipo ejecutor del proyecto.
En las reuniones ágiles tenemos 3 juntas importantes:
La reunión de la planificación del trabajo del Sprint, donde se establece las actividades a ejecutar en ese slot de tiempo del sprint que generalmente es de 2 semanas. El Sprint se debe monitorear con un tablero de control Kanban donde se coloca para supervisar diariamente el trabajo en backlog, el trabajo en proceso (WIP) y el terminado
En el Sprint definimos las actividades basándonos en las historias de usuario (tema que tocaré en otro blog) y para darles peso a cada actividad hay 3 puntos importantes que debemos tener en cuenta:
Para las reuniones diarias de pie debemos tener en consideración (como siempre 3) preguntas: Que se hizo, que se va hacer y que problemas ocurrieron vs plan
En las reuniones de Retrospectiva, es donde vemos que áreas de oportunidad de mejora podemos realizar para que en el siguiente Sprint el trabajo sea más eficiente que el anterior. Para ello, 3 pautas debemos considerar:
Espero que esta metodología del 3X3 les permita entender de una forma fácil u efectiva la Gestión de Proyectos.
Ya para cerrar el blog, personalmente siempre a mis diferentes equipos de proyectos que me ha tocado liderar les recomiendo una filosofía corta de 3X3 para el manejo exitoso de sus proyectos, y esto se explica en el siguiente gráfico:
Si nosotros realizamos de forma profesional la planificación, comunicación y documentación. Les puedo asegurar que el 95% de probabilidades de éxito la tienen de su lado.
Planificar el Alcance, el presupuesto o costos y los tiempos de ejecución.
Comunicar a todos los Interesados, información efectiva y eficiente y con una frecuencia constante
Documentar las tareas o pendientes con responsable y con fecha de caducidad.
 
Ing. Gregorio Bulnes
+52155-4090-1636
(MSc, PhD Project Management. PMP, ITIL Certified)

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